Hediye ve ağırlama politikası

AMAÇ

Ak Lease çalışanlarının iş ortakları ve müşterileri nezdindeki sosyal ilişkilerinde alınan ya da verilen hediyeler ile ağırlama faaliyetlerinin usul ve esaslarına ilişkin çerçeveyi çizmek, çıkar çatışması yaşanmasını önlemek, böylelikle de Ak Lease’in iş ilişkisinde bulunduğu tüm ülkelerdeki yolsuzluk ve rüşvetle mücadele yasalarıyla uyumlu olmasını sağlamak amaçlanmaktadır.

KAPSAM ve İÇERİK

“Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası", “Etik İlkelerimiz” ve “Disiplin Yönetmeliği” kapsamında hazırlanan bu politika, Ak Lease çalışanlarının müşteri ve 3. taraflar ile olan ilişkilerinde izlemesi gereken hediye alma, hediye verme ve ağırlama faaliyetlerine ilişkin uyulması gereken temel çerçeveyi düzenlemektedir.

SORUMLULUKLAR

İLGİLİ DÜZENLEMELER

5237 Sayılı Türk Ceza Kanunu:

Rüşvet suçları, 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu’nun ikinci kitabının “Millete ve Devlete Karşı Suçlar ve Son Hükümler”in yer aldığı dördüncü kısmın birinci bölümünde “Kamu İdaresinin Güvenilirliğine ve İşleyişine Karşı Suçlar” bölümünde 252–254. maddeler arasında bulunmaktadır. Aynı zamanda, TCK'nın 282. maddesinin 1. fıkrasına göre, ceza alt sınırı altı ay veya daha fazla hapis cezasını gerektiren suçlar, aklamanın öncül suçu olarak kabul edilmiştir. Bu nedenle, Kanun'un 252. maddesinin 1. fıkrası uyarınca 4 yıldan 12 yıla kadar hapis cezasını gerektiren kamu görevlisine rüşvet verilmesi suçu, aklamanın öncül suçudur.

5549 sayılı Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun:

Diğer bütün öncül suçlarda olduğu gibi, rüşvet suçundan elde edilen gelirlerin aklanması halinde aklama suçunun tespitine ilişkin araştırma ve incelemeleri, Mali Suçları Araştırma Kurulu Başkanlığı (MASAK) yürütmekle görevlidir.

5549 sayılı Kanunun 4. maddesi gereğince, anılan Kanunun 2/d maddesinde sayılan yükümlüler nezdinde veya bunlar aracılığıyla yapılan veya yapılmaya teşebbüs edilen işlemlere konu malvarlığının yasa dışı yollardan elde edildiğine veya yasa dışı amaçlarla kullanıldığına dair herhangi bir bilgi veya şüpheyi gerektirecek bir hususun bulunması halinde, bu işlemlerin yükümlüler tarafından Mali Suçları Araştırma Kurulu Başkanlığı'na (MASAK) bildirilmesi zorunludur.

4518 sayılı Uluslararası Ticarî İşlemlerde Yabancı Kamu Görevlilerine Verilen Rüşvetin Önlenmesi Sözleşmesinin Onaylanmasının Uygun Bulunduğuna Dair Kanun:

İktisadi İşbirliği ve Gelişme Teşkilatı (OECD) düzenlemelerinden biri olan ve ülkemizin de taraf olduğu 21.11.1997 tarihli Uluslararası Ticari İşlemlerde Yabancı Kamu Görevlilerine Verilen Rüşvetin Önlenmesi Sözleşmesinin 01.02.2000 tarihinde kabulüyle iç hukuka aktarımını sağlayan kanundur. 

Uluslararası Ticari İşlemlerde Yabancı Kamu Görevlilerine Verilen Rüşvetin Önlenmesi Sözleşmesi:

İktisadi İşbirliği ve Gelişme Teşkilatı (OECD) düzenlemelerinden biri olan ve ülkemizin de taraf olduğu 21.11.1997 tarihli Uluslararası Ticari İşlemlerde Yabancı Kamu Görevlilerine Verilen Rüşvetin Önlenmesi Sözleşmesi gereği; rüşvet ve yolsuzluk suçlarıyla ilgili olarak özel sektör çalışanlarının da, yükümlü grupların çalışanları olarak; bilgili ve dikkatli olmaları gerekmektedir.

The OECD Convention on Combating Bribery of Foreign Public Officials in International Business Transactions:

Ekonomik Kalkınma ve İşbirliği Örgütü bazen de İktisadi İşbirliği ve Gelişme Teşkilatı olarak anılan uluslararası bir ekonomi örgütü olan OECD tarafından çıkarılan bir konvansiyondur. Yabancı kamu görevlilerinin rüşvetini uluslararası ticari işlemlerde suç saymak için yasal olarak bağlayıcı standartlar belirleyen konvansiyon aynı zamanda bu hususta bir dizi önlem içermektedir. Rüşvet suçunun "arz tarafı" üzerine odaklanan ilk ve tek uluslararası yolsuzlukla mücadele düzenlemesidir.

The Foreign Corrupt Practices Act of 1977 (FCPA) :

 “Yabancı Yolsuzluk Uygulamaları Yasası”, haksız kazanç elde etmek amacıyla yabancı hükümet görevlilerine rüşvet verme suçunu düzenleyen bir Amerika Birleşik Devletleri Federal Yasasıdır.

Sapin II:

 Fransa’da 1 Haziran 2017’de yürürlüğe giren; şeffaflık, yolsuzlukla mücadele ve ekonomik modernleşmeyi hedefleyerek şirketlerin yolsuzluk risklerini belirlemek ve azaltmak için bir yolsuzlukla mücadele programı oluşturması gerektiğini öngören yasadır. Yasa kapsamında, haksız bir avantaj veya etki yaratmak amacıyla yabancı bir kamu görevlisine hediye, ödül veya bağış sunulması suç kabul edilmektedir.

The UK Bribery Act:

2010 yılında Kraliyet onayı alan İngiliz Rüşvet Yasası, Birleşik Krallıkta kurulmuş olan şirketler ve ticari kuruluşlar nezdinde rüşvet suçunu düzenlemektedir.

Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası:

Tüm Ak Lease çalışanlarını, yasal mevzuat ile düzenlenmiş destek hizmetleri de dahil olmak üzere dış hizmet aldığımız firmaları ve çalışanlarını, tedarikçi, danışmanlar, avukatlar, dış denetçiler de dahil olmak üzere Ak Lease adına görev yapan kişi ve kuruluşları kapsayan; Ak Lease’in faaliyet gösterdiği tüm ülkelerde geçerli rüşvet ve yolsuzluk karşıtı yasa ve düzenlemelere, etik ve mesleki ilkelere ve evrensel kurallara uyum sağlanmasını amaçlayan politikadır.

Etik İlkelerimiz:

Finans sektörü için öncelikli ve vazgeçilmez olan etik kavramının, Ak Lease çalışanlarının her türlü işlem, davranış ve kararlarında uygulanması amacıyla oluşturulmuş; ihtiyaç ve güncel gelişmeler doğrultusunda güncellenen dokümandır. 

Disiplin Yönetmeliği:

Ak Lease çalışanlarının, şirket içinde ve dışında neden olabilecekleri olumsuzluklar sonucunda uygulanması gereken yaptırımların şeffaf ve adil bir şekilde düzenlendiği dokümandır.

TANIMLAR

Hediye: Mevcut iş ilişkisi ile potansiyel iş beklentisi içerisindeki kişiler arasında, maddi veya manevi bir karşılık gerektirmeyen, ticari nezaket veya teşekkür amacıyla verilen ürün ve hizmetlerdir.

Ağırlama faaliyetleri: İş ilişkisi veya potansiyel iş ilişkisi içerisindeki kişiler arasında temsil ve ağırlama amacıyla gerçekleştirilen davet, eğlence, yemek, kurumsal iletişim organizasyonları ile eğitim faaliyetleridir.

Üçüncü taraf: Hissedarlar, iştirakler, grup firmaları, mevcut ve potansiyel olmak üzere; iş ortakları, müşteriler, tedarikçiler, destek hizmeti kapsamında olan firmalar bu politika kapsamında 3. taraf olarak kabul edilir.

Çıkar çatışması: Çalışanların kişisel faydaları için işverene zararı olabilecek her türlü işlem ve ilişkiden kaçınmaları gerekmektedir. Güvene dayalı bu ilişkinin ihlal edilmesi durumunda çıkar çatışması doğabilmektedir. Çıkar çatışması, çalışanın kişisel menfaatinin, Ak Lease ve müşteri menfaati ile uyuşmaması veya bu yönde bir algının oluşmasıdır. Her işlem ve davranışımızın; başkaları tarafından çıkar çatışması olarak algılanma olasılığının, algılanması durumunda hem bizim, hem de Ak Lease’in zor durumda kalıp kalmayacağının, tarafsızlığımızı etkileyip etkilemeyeceğinin, etkilemese bile bu şekilde algılanıp algılanmayacağının, Ak Lease’i, müşterilerimiz, tedarikçilerimiz ve diğer paydaşlarımızı olumsuz etkileyip etkilemeyeceğinin değerlendirilmesidir.

HEDİYE POLİTİKASI USUL ve ESASLARI

Hediye politikası usul ve esasları; hediye kabulü, hediye sunumu, temsil ve ağırlama faaliyetlerinde uyulması gereken usul ve esasları belirtmektedir.

Hediye Kabulünde Uyulması Gereken Usul ve Esaslar:

Kabul edilen hediyelerin, hediye verenin öncelikli bir uygulamaya, herhangi bir ayrıcalığa kavuştuğu yönünde intiba yaratmaması yahut bu durumun Ak Lease imajını zedelememesi gözetilir.

Ak Lease adına çalışan ve Ak Lease’i temsil eden bir çalışan;

• Ürün veya hizmetlerin tanıtımını yapmak,
• Kurumun imajını geliştirmek,
• Kutlama yapmak / tebrik etmek,
• Saygı ve değer verildiğini göstermek

gibi nedenlerle hediye kabul edebilir veya verebilir. Ancak;

• Maddi değerinden bağımsız olarak kendisine sunulan bir hediyenin kendi sorumluluk ve karar alma süreçlerini etkileyebileceğini düşündüğü durumlarda hediyeyi kabul etmemelidir.

• Hiçbir suretle maddi değeri 5.100 Türk Lirasını aşan hediyeyi kabul etmemelidir. Bu şekilde bir durumla karşılaşıldığında, hediyeyi nazikçe reddetmeli ve hediyeyi Ak Lease “Hediye ve Ağırlama Politikası” nedeniyle kabul edemediğini belirtmelidir.

• Bir takvim yılı içinde çeşitli kaynaklardan kabul edilen hediyelerin toplam değerinin 20.400 Türk Lirasını aşmaması gerekmektedir. Şirketimiz çalışanları, 5.100 TL. yi geçmeyecek değerde kabul ettiği her hediye için “Hediye Kabul Beyan Formu” nu (Ek-1) doldurarak Ak Lease Uyum Birimi’ne teslim etmesi gerekmektedir.

• Nakit hediyeler, altın, pırlanta gibi değerli madenler veya nakde çevrilmesi kolay olan hediyeler, indirim çekleri hiçbir suretle kabul edilmemelidir. Hediyenin kabul edilmemesi veya kabul edildikten sonra geri gönderilmesi durumunda karşı tarafa “İade Mektubu” (Ek-2) gönderilmelidir. Form Ak Lease Uyum Birimi’ne de bilgi amaçlı olarak teslim edilir.

• İhale, teklif, destek hizmetleri vb. süreçler ile bağlantılı iş ilişkilerinde hediye kabul edilmemelidir.

• Çikolata, çiçek ya da promosyon ürünler gibi maddi değeri düşük ya da maddi değerinden ziyade itibari değeri bulunan hediyeler bu politika kapsamında değildir. Ancak bu tür maddi değeri düşük hediyelerin de hediye türü ve hediye kabul edilen kişiden bağımsız olarak, sürekli olarak kabul edilmemesi gerekmektedir.

Firmaların veya kurumların promosyon ürünleri değerleri açısından farklılık gösterebilir. Promosyon ürünlerin değer sınırında da hediye alımı ve verilmesindeki limitler (maximum 20.400 Türk lirası) geçerlidir.

• Ak Lease çalışanlarının, motivasyon limiti ve prensipleri dahilindeki, kendilerine bağlı olan veya olmayan çalışanlardan veya birbirlerinden aldıkları hediyeler, bu politika kapsamında değildir.

Hediye Verilirken Uyulması Gereken Usul ve Esaslar

Ak Lease adına çalışan ve Ak Lease’i temsil eden çalışanlar tarafından; hediye sunumunda, Ak Lease tarafından belirlenen temsil ve ağırlama yetkilerinin kullanılmasına ilişkin esaslar uygulanır.

Çikolata, çiçek ya da promosyon ürünler gibi maddi değeri düşük ya da maddi değerinden çok itibari değeri bulunan hediyeler sunulabilir.

Hediyeler iyi niyetli ve koşulsuz olmalı; hediye sunulan tarafta herhangi bir sorumluluk veya karar alma sürecini etkileyebileceği yönünde bir intiba yaratmaması gözetilmelidir. Aynı zamanda karşı tarafa sunulacak hediyelerin çıkar çatışması yaratma ihtimali bulunmaması gerekmektedir.

Sunulan hediyenin Ak Lease’i temsil etmesine ve yanlış algılamaya sebep olmayacak zamanlamada sunulmasına özen gösterilmelidir.

Ağırlama Faaliyetlerinde Uyulması Gereken Usul ve Esaslar

Temsil ve ağırlama amacıyla Ak Lease çalışanlarının eğlence organizasyonu yapması veya yemek vermesi durumunda Ak Lease tarafından belirlenen temsil ve ağırlama yetkilerinin kullanılmasına ilişkin esaslar uygulanır. 

Ak Lease çalışanları veya Ak Lease tarafından yetkilendirilmiş herhangi bir taraf, bir davete ev sahipliği yapıyorsa, aksi davette somut olarak belirtilmedikçe konuklara ait yol ve konaklama masrafları konuklarca karşılanır. Gerekli, makul veya açıklanabilir durumlarda (eğitim faaliyetleri, kurumsal iletişim organizasyonları vb.) masraflar Ak Lease tarafından da karşılanabilir.

Ak Lease adına çalışan ve Ak Lease’i temsil eden çalışanlar tarafından gerçekleştirilmek istenen ağırlama faaliyetleri alenen, iyi niyetli ve koşulsuz olmalıdır. Ağırlama sağlanan tarafta herhangi bir sorumluluk veya karar alma sürecini etkileyebileceği yönünde bir intiba yaratmaması gözetilmelidir.

Ağırlanma Faaliyetlerinde Uyulması Gereken Usul ve Esaslar

Ak Lease adına çalışan ve Ak Lease’i temsil eden çalışanlar, iş dünyasında kabul edilebilir, makul ve mütevazı olması kaydıyla temsil ve ağırlama amacıyla eğlence ve yemek organizasyonlarına katılabilirler.

Ak Lease çalışanları veya Ak Lease tarafından yetkilendirilmiş herhangi bir tarafın, davet ve iş gereği gerçekleştireceği yol ve konaklama masrafları aksi davette belirtilmediği sürece Ak Lease tarafından karşılanır. Gerekli, makul veya açıklanabilir durumlarda (eğitim faaliyetleri, kurumsal iletişim organizasyonları vb.) masraflar davet gönderen tarafça da karşılanabilir.

Ak Lease adına çalışan ve Ak Lease’i temsil eden çalışanlar tarafından kabul edilecek ağırlanma faaliyetleri; alenen, iyi niyetli ve koşulsuz olmalıdır. Ak Lease üzerinde herhangi bir sorumluluk veya karar alma sürecini etkileyebileceği yönünde bir intiba yaratmaması gözetilmelidir.

HEDİYE POLİTİKASINA UYUMUN SAĞLANMASI

Ak Lease’in, hediye politikası hakkındaki dış iletişim metni, Ak Lease web sitesinde yayımlanır (Ek-3). Ak Lease adına çalışan ve Ak Lease’i temsil eden çalışanlar, Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası, Etik İlkeler ile Hediye ve Ağırlama Politikası dokümanından yararlanır.

YÜRÜRLÜK ve REVİZYON

Bu doküman ve dokümanda yapılacak değişiklikler Yönetim Kurulu’nun onayladığı tarihte yürürlüğe girer.

EK.1.Hediye Kabul Beyan Formu EK.2.Hediye İade Mektubu EK.3.Dış İletişim Metni